Matser Management

Onlangs heb ik een internationaal ICT-infra project met succes afgesloten. Het project is opgeleverd, waarbij de deliverables zijn gehaald binnen goedgekeurd budget en tijd en het voldeed ook aan de kwaliteit die de opdrachtgever ervan mocht verwachten. Bij de projectevaluatie kreeg ik complimenten voor mijn rol, maar ook dat ik te veel ‘project management by the book’ deed. Deze feedback zin intrigeerde mij. Wat bedoelden zij met het projectmanagement is te veel ‘by the book’?

Gedegen projectmanagement

Een dik jaar geleden sloot ik een ander project af bij een dienstverlenende organisatie die gewend was om projecten op hun manier uit te voeren. Er stond een complete vervanging van hun datacenter, SAN en netwerk op stapel: een migratie van de servers (fysiek naar virtueel), de directory service en hun mailomgeving naar een nieuw platform. Daarnaast was het een fixed price project, wat inhoudt dat er op scope, kwaliteit, tijd en budget gestuurd moet worden. Dat vergt gedegen projectmanagement, wellicht ‘by the book’ onder het motto van ‘Vertrouwen is goed, controle is beter’.

Bij deze dienstverlenende organisatie werd mijn rol als projectmanager in eerste instantie als storend ervaren. Ik was in hun ogen alleen bezig met het proces an sich en het belemmeren van de voortgang. Echter, toen bleek dat we binnen scope, kwaliteit, tijd en budget gereed waren, waarbij het gehele project ook binnen hun gereserveerde budget is gebleven, was de directeur bedrijfsvoering zeer tevreden. En daarmee ook de ICT-manager en de beheerders. Een gepland bezoek na een klein half jaar leerde ons dat zij inmiddels zelf ook planningen en procedures opstelden voor hun projecten. Een tevreden klant, die graag bij ons komt voor raad en daad.

Partnership naast projectmanagement

Het bedrijf waar ik dat internationaal ICT-infra project heb afgerond, is van zichzelf een projectenorganisatie. Zij bouwen grootschalige constructies, die over de gehele wereld via hun zusterorganisatie worden geplaatst. Ook zij hanteerden hun eigen projectaanpak. Wat hun projecten inhielden was mij duidelijk, alleen de manier van uitvoering niet helemaal. In dit internationale project was een zero-tolerance op alles (daar komen weer scope, kwaliteit, tijd en budget). Dat houdt in dat er geen ruimte is ingebouwd voor flexibiliteit (agility). ‘. Dan val je terug op ‘project management by the book’

Maartoch,…. deze organisatie heeft mij iets geleerd, namelijk de waarde van ‘partnership’. Door mij in te lezen en in te leven in de bedrijfsprocessen van deze opdrachtgever en vise versa en daar naar elkaar toe open en eerlijk over te zijn, creëerden wij wederzijds begrip en vertrouwen. En met dat begrip en vertrouwen kwam de flexibiliteit in dit project vanzelf terug.

Terugkijkend op deze twee projecten kan ik concluderen dat vertrouwen goed is, controle beter (project management by the book). Echter, om een project echt in een flow te brengen, is partnership nodig. Wederzijds vertrouwen en begrip. Dit kost tijd, maar is het uiteindelijke doel en vooral ook de weg naar dit doel toe, dubbel en dwars waard.